Her şirket büyüdükçe aynı duvara çarpar: Excel yeterli olmaz.
Bir bakarsın, personel sayın 25’i geçmiş. İzin talepleri kâğıt formlarda kayboluyor. Maaş hesapları her ay ayrı bir kabus. Kimin performansı iyi, kimin kötü, tamamen kulaktan dolma bilgiler. İşe alım süreci ise tam bir kaos: Kariyer.net’ten başvuran 200 kişi var ama hangisi uygun, hangisi değil, belli değil.
Ve en kötüsü: Hazır yazılımlar ya çok pahalı ya da sizin gibi çalışmıyor.
Bu yazıda, size özel bir İK yazılımının neleri çözeceğini, hangi özelliklerin gerçekten işe yaradığını ve CoreSoftDigital olarak bu tür projelere nasıl yaklaştığımızı anlatacağım.
İK yazılımı dediğin nedir?
İnsan kaynakları yazılımı, şirketinizin en değerli varlığı olan çalışanlarınızı dijital bir sistemde yönetmenizi sağlar. Ama bu sadece “isim-soyisim listesi” demek değil.
Gerçek bir İK yazılımı üç ana sütun üzerine kurulur:
İşe Alım (Recruitment) – Doğru insanı doğru pozisyona getirmek.
Performans (Performance) – Çalışanları objektif kriterlerle değerlendirmek.
Bordro (Payroll) – Maaşları, primleri, kesintileri hatasız hesaplamak.
Şimdi bu üç sütunun her birini tek tek açalım. Çünkü “İK yazılımı yaptırmak istiyorum” demek yetmez. Neyi, neden, nasıl istediğini bilmelisin.
1. İşe alım modülü neden şart?
Bir ilan yayınlıyorsun. 300 CV geliyor. Bugün bunların tamamını Excel’e tek tek işliyor musun? Açıkçası işkence.
Doğru kurgulanmış bir işe alım modülü şunları yapar:
Tüm başvuruları tek bir havuzda toplar (Kariyer.net, LinkedIn, şirket siten, e-posta… ne varsa)
CV’leri otomatik ayrıştırır: Okul, yıl, yetkinlikler, önceki işyerleri – hepsi ayrı alanlara düşer.
Aşama takibi: “Ön değerlendirme” → “Mülakat” → “Teklif” aşamalarını sürükle-bırak ile yönetirsin.
Puanlama sistemi: Her adaya 1-5 arası puan verir, en yüksek puanlıları öne çıkarır.
Red / kabul butonları: Olmayan adaya otomatik teşekkür maili, kazanana teklif mektubu.
Bunu neden özel yapmalısın?
Hazır sistemlerde CV ayrıştırma çoğu zaman Türkçe karakterleri tanımaz. “İstanbul” yazarken “Istanbul” diye aratırsın, bulamazsın. CoreSoftDigital’de bu sorunu baştan çözeriz.
2. Performans değerlendirme: Torpil bitsin, hak yerini bulsun
Şimdi dürüst olalım. Performans değerlendirme çoğu şirkette ya hiç yapılmıyor ya da “abi ben seviyorum adamı” üzerine kurulu.
Oysa doğru bir sistem, hem çalışanın hem şirketin kazanmasını sağlar.
Özel performans modülünde olması gerekenler:
Hedef bazlı değerlendirme: Her çalışana dönemlik SMART hedefler girilir (Örn: “Q3’te 50 yeni müşteri getir”).
Yetkinlik matrisi: Liderlik, takım çalışması, inisiyatif alma gibi başlıklarda puanlama (1-5).
360 derece: Amir değerlendirir, ast değerlendirir, çalışan kendini değerlendirir, hatta akranlar değerlendirir.
Otomatik uyarılar: Kim hedeflerin altında kaldı, kim patlama yaptı – sistem anında bildirir.
Performans raporları: “Geçen dönem en yüksek performans gösteren 3 kişi kim?” sorusuna 1 saniyede cevap alırsın.
Özel yazılımın avantajı: Performans kriterlerini sen belirlersin. Hazır sistemlerde sabit şablonlar vardır. Biz sana “kriter şartlarını bize ver, sisteme gömelim” deriz.
3. Bordro: En kritik modül
Bordro hatasının maliyeti sadece para değildir. Çalışan sadakati sarsılır, güven kaybolur. Özellikle fazla mesai, prim, komisyon gibi değişken kalemler çoğu şirkette hâlâ elle hesaplanıyor.
Özel bir bordro modülü şunları bilmelidir:
Puantaj / devamsızlık entegrasyonu: Kim bugün gelmedi, kim geç geldi, kim mesai yaptı? Bu veriler otomatik işlenir.
Fazla mesai formülleri: Hafta içi 1.5 kat, hafta sonu 2 kat, gece mesaisi farklı – hepsi tanımlanabilir.
Prim ve komisyon kuralları: “Satış elemanına net cironun %3’ü” gibi kurallar sisteme yazılır.
SGK e-Beyanname: Muhtasar ve prim hizmet beyannamesini doğrudan SGK’ya API ile gönderme.
Bordro çıktıları: PDF, Excel veya basılı formatta alabilme.
Bir örnek:
Diyelim ki şirketinizde “her ayın 15’inden önce işe girenlere tam yol yardımı, sonra girenlere yarım yol yardımı” gibi bir kural var. Hazır sistem bunu tanımaz. Özel yazılımda tanımlanır, test edilir, çalışır.
4. Personel ve izin yönetimi: Olmazsa olmaz
İK yazılımı dendiğinde ilk akla gelen budur. Ama basit sanılan bu modülün bile püf noktaları var.
İyi bir personel modülünde olması gerekenler:
Demografik bilgiler: Ad, soyad, TC, adres, iletişim, acil durum kişisi.
İş bilgileri: Unvan, departman, işe giriş tarihi, yöneticisi, çalışma şekli (tam zamanlı, yarı zamanlı, sözleşmeli).
İzin tipleri: Yıllık izin, mazeret izni, hastalık, ücretsiz izin – her birinin bakiye hesaplama kuralı farklı olabilir.
Mobil izin talebi: Çalışan telefonundan günlerini görür, talep açar. Yönetici anında bildirim alır, onaylar/reddeder.
İzin takvimi: “Bu hafta kaç kişi yok?” sorusuna görsel cevap.
Püf nokta: İzin bakiye hesapları “yıllık izin 1 Ocak’ta yenilensin mi, yoksa işe giriş yıldönümünde mi?” gibi detaylara takılır. CoreSoftDigital’de bu tür iş kurallarının tamamını sisteme tanımlarız.
5. Raporlama ve karar destek
Bütün bu verilerin bir anlamı olması için doğru raporları alabilmelisin.
Özel yazılımın hazır sisteme göre en büyük farkı: İstediğin raporu istediğin gibi alırsın.
Şu sorulara cevap verebilen bir raporlama iste:
“Bu ay doğum günü olan çalışanlar kimler?”
“Kıdemi 5 yılın üzerinde olup performans puanı 3’ün altında olanlar listesi”
“En çok izin kullanan departman hangisi?”
“Geçen yıla göre personel devir hızı arttı mı azaldı mı?”
“Prim ortalaması en yüksek 10 satışçı”
Bunlar hazır sistemlerde ya hiç yoktur ya da ayrı modül olarak satılır. Özel yazılımda ise tüm verilerin bir veritabanında olduğu için yeni bir rapor eklemek çok hızlıdır.
6. Peki CoreSoftDigital nasıl yapıyor?
Biz bu işi şöyle yapıyoruz:
Adım 1 – Keşif (ücretsiz)
Seni dinliyoruz. Kaç personelin var? Bordro nasıl hesaplanıyor şu an? Hangi prim modelleri var? Performans değerlendirme yapıyor musun? İşe alımda en büyük sıkıntın ne? Bütçe konuşmuyoruz bu aşamada. Sadece anlıyoruz.
Adım 2 – Şartname ve teklif
Öğrendiklerimizi bir dokümana döküyoruz: “Şu modüller olacak, şu iş kuralları sisteme girecek.” Sen onayladıktan sonra net fiyat veriyoruz. Şaşırtma yok.
Adım 3 – Geliştirme (2-4 hafta)
Temel personel + izin modülüyle başlıyoruz (30.000 TL + KDV). Her hafta sana çalışan bir demo gösteriyoruz. “Şunu değiştir” dediğinde değiştiriyoruz.
Adım 4 – Ek modüller
İstersen bordro, işe alım, performans gibi modülleri eklemeye devam ediyoruz. Her modül için ayrı süre ve fiyat (şartnamede ne yazdıysa o). Yoksa “sonradan aklına bir şey gelirse”, saatlik 750 TL + KDV ile ek geliştirme yapıyoruz.
Adım 5 – Eğitim ve geçiş
Personeline sistemi kullanmayı öğretiyoruz. Excel’deki mevcut verilerini içeri aktarıyoruz. Artık canlıdasınız.
Adım 6 – Destek
6 ay ücretsiz destek. Sonrasında isteğe bağlı bakım paketi (genelde yıllık proje bedelinin %10-15’i). Bakım paketinin içinde hosting, güvenlik güncellemeleri ve küçük değişiklikler var.
7. Veri güvenliği: Kimse konuşmuyor ama en önemli konu
İK yazılımında TC kimlik numarası, maaş bilgisi, adres, sağlık raporları… bunlar yanlış ellere geçerse şirketin batar. KVKK cezaları 1.000.000 TL’ye kadar.
Özel yazılım yaptırdığında:
Veriler sizin sunucunuzda (veya sizin bulut hesabınızda) durur. CoreSoftDigital hiçbir verinize erişmez.
Tüm hassas alanlar şifrelenir.
Yetki katmanları istediğin gibi ayarlanır: Muhasebe bordroyu görür ama departman müdürleri kendi personelinin maaşını görmez, vs.
Tüm loglar tutulur. Kim, hangi veriye, ne zaman baktı, bilirsin.
Hazır sistemlerde veriler sağlayıcının sunucusundadır. Sözleşmede “verileriniz bizde” yazar. O firma iflas etse veya veri sızdırsa, sen muhatap olursun.
Sıkça Sorulan Sorular (SEO için bonusa)
İK yazılımını web üzerinden mi kullanırız yoksa bilgisayara kurulum mu?
Web tabanlı (bulut) yaparız. Her yerden, her cihazdan tarayıcı ile girersin. Bilgisayardaki Excel’e bağımlı kalmazsın.
Mobil uygulaması da olur mu?
Olur. Çalışanların izin talep etmesi, puantaj görmesi gibi temel işlemler için ayrıca mobil uygulama geliştirebiliriz. Ek bir projedir, ayrı fiyatlandırılır.
Verilerimizi başka yazılıma aktarmak istersek ne olur?
Kodlar sizin olduğu için tüm veritabanı yapısını ve verileri alırsınız. İstediğiniz firma bu verileri içe aktarabilir. Hazır sistemlerde böyle bir özgürlük yoktur.
Ne kadar sürede hazır olur?
Temel personel + izin modülü ortalama 3-4 hafta. Bordro eklenirse +3 hafta. İşe alım + performans ile birlikte toplam 3 ayı geçmez.
Özet
“İnsan kaynakları yazılımı yaptırmak istiyorum” diyorsan, önce şunu bil:
İşe alım modülü, doğru adayı bulma süreni yarıya indirir.
Performans modülü, objektif terfi ve prim dağıtmanı sağlar.
Bordro modülü, her ayki “maaşlar yanlış” diye gelen mailleri bitirir.
Temel personel + izin ile başlamak en akıllı yoldur. Gerisini zamanla eklersin.
CoreSoftDigital olarak bu işi şeffaf, kodları senin olacak şekilde, 30.000 TL + KDV başlangıç fiyatıyla yapıyoruz. Aklına sonradan gelen her şey için saatlik 750 TL + KDV ile devam ederiz.
İK’nı Excel’den kurtarmanın vaktidir.
Hala soruların mı var? Yorumlara yaz veya iletişim formunu doldur. Projeni ücretsiz keşfedelim.
Önemli Not: Bu fiyatlar 2026 yılı için geçerlidir.
